Η ανεπαρκής οργάνωση – Επιπτώσεις και Συμπτώματα

Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΙΝΑΙ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΦΑΙΝΟΜΕΝΟ / ΑΝΑΓΚΗ ΓΙΑ ΠΕΡΙΟΔΙΚΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ

Η οργάνωση μιας επιχείρησης είναι ένα δυναμικό φαινόμενο με την έννοια ότι εξελίσσεται ανάλογα με την εξέλιξη της επιχείρησης.  Πρέπει να προσαρμόζεται ανάλογα με τις υπάρχουσες συνθήκες του εσωτερικού, αλλά και εξωτερικού περιβάλλοντος της επιχείρησης.

Είναι αναγκαίο να αναθεωρείται σε τακτά χρονικά διαστήματα, καθώς στο πέρασμα του χρόνου επέρχονται μεταβολές που λόγω της ταχύτητας της καθημερινότητας διαφεύγουν της προσοχής μας.

ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ  ΑΝΕΠΑΡΚΟΥΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

Έχει εκτιμηθεί ότι το κόστος ανεπαρκούς οργάνωσης μπορεί να ανέρχεται σε 20% – 30% του τζίρου της επιχείρησης.

Η ανεπαρκής οργάνωση μιας επιχείρησης στέκεται φραγμός και εμπόδιο στην ανάπτυξή της.

Η εταιρία αντί να δίνει το βάρος της,

• στην αποτελεσματικότητα των κύριων λειτουργιών της, όπως το Marketing &  οι Πωλήσεις και
• σε δημιουργικές ιδέες

αναλίσκεται σε:

• Διόρθωση λαθών στον πελάτη, στα οικονομικά, στις προμήθειες, στην παραγωγή ή παροχή υπηρεσίας, αλλά και στην
• Επίλυση τριβών και συγκρούσεων που αναπτύσσονται μεταξύ του προσωπικού κ.α.

ΣΥΜΠΤΩΜΑΤΑ ΑΝΕΠΑΡΚΟΥΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

1. Μη ύπαρξη γραπτού οργανογράμματος με αποτέλεσμα πολλά στελέχη να μην γνωρίζουν ποιος είναι ο προϊστάμενος και ποιοι οι υφιστάμενοί τους.
2. Σύγχυση για το ρόλο των διαφόρων τμημάτων στην εταιρία.
3. Ασαφής ιεραρχία και σύγχυση αρμοδιοτήτων.
4. Ασαφή κανάλια επικοινωνίας, λήψης και προώθησης εντολών.
5. Έλλειψη ορθολογικής κατανομής της εργασίας σε επιμέρους τμήματα. Άλλοι επιβαρύνονται με περισσότερη και άλλοι με λιγότερη εργασία.
6. Παράκαμψη ιεραρχίας. Όταν δεν υπάρχει σαφώς προσδιορισμένη ιεραρχία, συμβαίνει συχνά να εμπλέκεται ο ένας στην εργασία του άλλου.
7. Σύγχυση αρμοδιοτήτων που απορρέει από την έλλειψη γραπτών περιγραφών θέσεων εργασίας που προσδιορίζουν τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες της κάθε θέσης.
8. Ασαφή όρια εξουσίας – ευθύνης – λογοδοσίας.
9. Έλλειψη καταγραμμένων διαδικασιών βασικών εργασιών, ώστε το προσωπικό να έχει κοινό τυποποιημένο και βέλτιστο τρόπο εκτέλεσής τους  για αποφυγή παραλήψεων.
10. Έλλειψη των κατάλληλα γραμμογραφημένων εντύπων, που υποστηρίζουν τις διαδικασίες και βοηθούν την διακίνηση των πληροφοριών.
11. Έλλειψη συντονιστικών συμβουλίων μεταξύ των βασικών στελεχών για τον καθορισμό στόχων και τον απολογισμό της υλοποίησης των διαφόρων προγραμμάτων.
12. Ανυπαρξία ορθολογικής εποπτείας και αξιολόγησης της εργασίας μέσα από θεσμοθετημένες διαδικασίες και προσδιορισμένους δείκτες αξιολόγησης.
13. Έλλειψη πολιτικών εξέλιξης και ανάπτυξης του προσωπικού.
14. Έλλειψη γραπτά προσδιορισμένων ορίων εξουσίας.
15. Έλλειψη στόχων και αντίστοιχου συστήματος μέτρησης των αποτελεσμάτων στους διάφορους τομείς.

Του Γιώργου Χαλόφτη

Επικεφαλής τομέα Επιχειρησιακής Αναδιοργάνωσης και Οργανωτικής Ανάπτυξης της Excellence & Lean Management Consultants